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服务式商务办公室
虚拟办公室-服务式办公空间方案:

如果您的工作需要出差,有多种办公地点供您选择。客户办公大楼外的停车场或者候机大厅似乎都是可供选择的场所,但也是最不舒适的办公场所。其他更为舒适的场所包括:
电讯中心——这是一个出租办公空间的商务中心,同时提供事务助理及接待员,用户还可收发e-mail,有声邮件和传真。这对于大部分时间都在外出差的人员相当有用。美国大多数主要城市都有这样的商务中心。
租客空间——这些办公空间是专供某些短期项目(通常数周或数月)租用的。
旅馆式办公——咨询、金融、和高科技领域中,这种办公空间颇为流行,使用这种系统可以购置或承租相对较少的办公空间,节约成本。有些行业中,大部分员工都整日四处奔走,旅馆式办公无疑是最理想的选择。使用该系统时,员工要预约使用办公空间的具体时段,并把所有的文件都保存在个人电脑或其他电子设备中随身携带。整个过程都由“管理员”协助完成。
行政套房——每月租金仅为100–200美元(用途很有限)。这种系统有接待员,可使用有声邮件、e-mail等服务,还可进入私人办公室、接待区、会议室,以及很多与其他企业共享的区域,由管理公司统一管理。
企业孵化器——这类团体为新兴企业提供日常办公空间、服务、管理及财政支持。
终极家庭办公室——计划在不久的将来,很多市区都将兴建一种“居家-办公公寓”。办公空间每天的使用时间一般仅为8–10小时,“居家-办公公寓”这一理念正是利用这种这一特点,将这些办公空间变成住宅和办公的综合场所。
如果您认为企业需要长期的办公空间,不妨看一看您的办公空间需要具备哪些功能。
决定办公空间的用途时,想一想您将进行哪些日常活动。例如:
客户会到办公室拜访您吗?——考虑一下…… 舒适宜人的接待区,便利的停车场,产品陈列区,会议区
客户会逗留很久吗?——考虑一下…… 宽敞的会议室,视听间以及办公空间其他地方会给他们留下什么印象……要不要划出一个来访客户专用区?
您的员工会定期召开项目会议吗?——考虑一下…… 安排几间小会议室,里面配有白板、电脑连接线路、投影曝光装置等。
是否会有很多员工经常出差或远程办公?——考虑一下…… 创建中央非指定工作站,让任何人都可以接入办公,并且可以收发e-mail和有声邮件。
您是否需要开辟开放空间来促进团队合作?——考虑一下…… 单独辟出一些区域,供大家共同讨论、集思广益,而且不会打扰其他人。
电话洽谈、调查研究等工作要摒除干扰、集中精力,所以需要更加安静的环境,您的企业是否有员工专责此类工作?——考虑一下…… 私人办公室,有了私人办公室,不仅工作起来更加自由,而且可以进行私人讨论。
您的员工或客户是否有视觉或听力损伤,行动不便等问题?——考虑一下…… 提供专用便利设施,方便有特殊需求的员工或客户。
是否需要休息室?——考虑一下…… 午餐区、厨房用具,缓解压力、激发创意的游戏和活动,宜人的室内装潢;活力奔放的装饰格调等。
噪音确实会造成困扰?——考虑一下…… 隔音会议室、休息室、产品开发区、制造区等。
需要装货区和装卸月台吗?——考虑一下…… 未来可能开辟一些新的生产线,接受大订单等。
您的办公空间也许还会有其他用途,因此必须仔细考虑将来工作中会有哪些常规(甚至非常规)活动,并记录下来。您最终选定的办公场所即使不能百分之百满足您的需求,起码也要能满足您的大部分需求。
现在您已经了解了办公空间的用途,但是应该找多大的呢?阅读下一节,了解如何估算所需空间。
如果您的企业需要一个实体办公场所,也知道了它要具备哪些功能,那么您接下来也许会问,“我需要多大的空间呢?”根据http://www.officebcs.com/网站的资料,典型的办公室方案中,每个员工所需空间可估为16.3-23.2平方米左右。但是,如果您需要几间大型的行政办公室,那您估算空间时就要增加一定的面积。典型“总统级”办公室的面积大约为13.9-37.2平方米不等。另一方面,秘书和行政办公室的面积约在5.6-10.2平方米之间。
不要忘了会议室空间。按照传统会议室布局,会议室内每人须占空间约为2.3- 2.8平方米。如果您要按教室(或阶梯教室)的形式使用,每人占地面积可估算为1.4平方米左右。
接待区必须能容纳接待员,还要考虑平均会有多少人在同一时间造访。如果您预计通常有一行6-9人到访并在接待区等候,那么该区域的面积一定不能少于28 平方米。如果一行仅为3-5人,则至少需要19平方米左右。
其他场所的要求同样不能忽略,如文档区、阅览区、休息室、收发室以及综合库。用途和需要不同,此类区域所需空间的大小也不同。以下是一些指导建议:
每个文档柜约需0.7平方米。
切记,估算阅览区面积时不仅要考虑人数,还要算上多媒体资料架的空间。
按照人坐在桌旁的情况估算,休息室、阅览室和会议室的人均所需空间通常为1.4平方米左右。
要根据远程工作者和“暂留”员工的情况灵活规划。如果大部分员工是远程办公,或者大多数时间都不在办公室,就应建立非指定工作站供这些员工回到办公地点时使用。大多数情况下,工作地点不定的员工不需要专门的办公空间。这样可以大大减少您所需的空间。这可能意味着员工家中必须有更多的文件柜、打印机等,但是从长远来看还是这样比较有利。
以上仅是帮助您确定所需空间的几条指导建议。有很多网站提供空间计算器。为了确保空间估算的一致,多数办公楼业主都按照建筑物业主与管理人员协会(BOMA)的办公室建筑面积估算指导与标准法估算商用大楼面积。如果您对某处房产感兴趣,就一定要事先用这些指导方法进行估算,这样就不会为实际上并未租用的空间花冤枉钱了。
接下来,让我们看看时间分配。整个过程需要花多长时间?也许要比您想象的要长!
找房之前,一定要想清楚您需要的是什么。这样可以为您节省很多时间,少走弯路,少做无用功。同时要尽早着手,以免仓促间做出错误决定。
尽量准确估算您所需的空间大小,但是要考虑今后的发展,并要对此心中有数。
了解您的办公空间需要具备哪些功能。(详见边栏内的其他办公室功能,有些也许是您没有想过的)。
心中要有一个“完美的”时间框架,但切记它有可能是行不通的。
清楚您的预算。如果您知道自己可支出的上限,就不会在遥不可及的房产上浪费时间了。
明确所需租期。如果您知道某处房产很快就会无法满足需要,那么不要签订长期合同。
熟悉行话。不要因为交流失败花冤枉钱。要知道他们说的“实用面积”相对于“可出租面积”是什么意思。
对每处房产都要准备一系列问题,例如“租约中包括哪些设施?”或是“你们的维修责任有哪些?”事先列清这些问题就可以更加有效地比较各处房产,而且不会有遗漏。
好了。现在您的准备差不多了,可以开始找房了。以下建议是针对4645平方米以下的房产,可以让您了解找房大概要花多长时间。(更详尽的日程表请参见TenantWise和OfficeFinder。其中,TenantWise是一家专门协助找房、协商及完成房产交易的公司。)
确定需求——估计少至两三天多至两周。
着手查访——一至四周。
逐一查看,缩小范围—— 一至四周。
租下来!——两至四周(包括协商以及相关法律程序)
改造空间——简易改造需四至五周,大改造需六至十二周。
所以,整个过程可能一个月就完成,也可能拖上将近七个月。想清楚自己的需求和能力并大概了解租赁和房产方面的术语对您将会大有裨益。
比较租和买各有哪些益处时要考虑资金问题,当然也要从自身需求出发,例如长期空间要求和扩展空间的前景。虽然两种方案各有优势,但对于新成立的企业而言,似乎租比买益处更多。当然,资金流动是个问题,购房首付就要花去您很多资金。
金融上的租赁好处:
租房不像买房那样看重您的信用等级。所以,这一点对新成立的企业来说可能很重要。
每月的租金可在税前扣除,因为租金属于企业开支。
您可能无需支付办公楼维修费。
除了财务方面,租赁还有以下几个好处。
必要时,您有权转租或搬迁。
搬迁前无需为出售房产大费脑筋。
房地产市场不景气时也不会蒙受损失。
无需派专人经管物业事宜,因为这是业主的事。
买房也有其益处。买房还是租房完全取决于您的自身情况和企业类型。就企业财务而言,购房的益处有下列几项。
抵押贷款利息可在税前扣除。
年折旧费可在税前扣除。
最终可能还是您划算,因为买房不用面临租金上涨的问题。
如果在房地产景气时出售房产,还可以从中获利。
如果您确信自己有多余的空间,可以出租一部分办公楼。
如需大规模改造房屋以满足经营需要,改造的成果是归您所有,而不是留给房东。
除了财务方面,购房的益处还有:
对于房屋,您可以想怎么改造就怎么改造。
企业的工作时间可以完全由您来定。
想在一处办公地点经营多久都没问题。
资金流动分析
如果您无法根据这些优缺点做出决定,您可以做一个资金流动分析,从资金角度考察一下哪种方案更合理。但是,在此之前,您必须掌握比较两种方案时所需的所有信息。这些信息包括购房的全部花费、租赁期限、搬入时房产的折余价值,房产当下的估价,房产维修费用估价,以及企业的税率。
要做资金流动分析,就要先完成资金流动预算,预算包括买房或租房的一切开支。进行租赁分析时,您要确定净现金支出的数额,也就是扣除节税后租赁房产的全部开销。(切记,租赁费用属于企业支出。)
为了从资金流动角度做严格的同类比较,您还必须考虑五年后货币价值的变化。这种变化称为折扣因子。
您还要知道企业税前扣除的贷款利息金额将是多少。用贷款利率乘以前月盈余即可算出这一数值。
接下来就难办了……还记得前面提过的打算出售房产时要估算其价值吗?估算的数值将最终决定究竟是买房划算还是租房有利。很显然,使用一处办公楼的时间越长就对您越有利,因为您的资产净值会不断增长。可是,您知道您到底会在那里多久吗?您知道那段时期房地产市场的走向如何吗?除非您能预测未来,否则您不可能知道。
因此,要研究当前市场状况,同时高瞻远瞩,关注发展趋势和前景预测。切记越是遥不可及的预测越靠不住。用知识武装自己,越多越好,然后做出最准确的判断。您了解自己的企业,必须深知其发展方向。如果您打算在可以预见的将来(假设十年或更久)立足于某个地区,而且该地区市场坚挺,您也已经看中一处可以在您预期内满足经营需求的办公楼,那就下手吧。十年的资产净值可能会相当可观。如果您能够以合理的价格达成这笔房产交易(以小于或等于市场价值的价格买进),而且您会在那里呆上十年,那当然要买下来。如果您知道该办公楼的价格大于或等于市场价值,或者认为自己很有可能只在此处呆上五年,那么您应该考虑租赁。
接下来让我们来了解租赁过程,以及如何训练自己的租赁技巧,以免掉进陷阱。
败于术语之争
还记得我提到过您需要了解一些商业房产的行话吗?下面告诉您这样做的原因。您要求看一处房产时,房产代理给您看的是实用空间。但是,实用空间只是企业实际占用的空间大小。它不包括进入办公楼的门厅走廊,洗手间等公共区域。这些区域的面积要按百分比分摊在实用面积中,如果您把这些公共区域空间的面积计入您要求查看的实用空间,得到的就是可租用空间(又叫可出租空间),这才是您要付租金的面积。因此,不要一边跟着房产代理四处逛,一边按您要求租用的空间大小计算价钱,您以为那就是您要付的,其实不然。公共区域空间您也必须支付租金。这是第一点告诫。
渐变型租约
别忘了,您的租约有可能一开始就写明了租金会逐年增加。这是正当的。这叫做自动调整条款。您的房东必须考虑通货膨胀,市场价值增长等因素。因此房东会提出一个固定的增长数额,或者根据消费者物价指数给出增长百分比。协商租金涨幅时千万不要犹豫。
签约要谨慎!
签订租约前一定要仔细阅读上面的每一个字,如果租约上有任何实际上难以履行的条款,要与房东协商并修改。切记,原已写好的租约是从房东的利益出发的。要注意以下几点:
房屋使用时间限制
明确要求您必须保持房屋原样,正常耗损不需负责。
房屋改造限制
转租限制(切记您可能不需使用承租的所有空间,您的企业也有可能被另一家公司收购或合并,从而改变您的合法所有权。)
租约续订限制条款中还要包括允许续约的规定,这样您想续租时就能优先于他人续租。
公共区域维修。协商,协商,再协商。
房东管理费用。您也许可以让房东免去这一项。
注意您的帐单!
在女性商务中心在线网站上有一篇名为《商业房地产》的文章。作者埃德·艾瑞克森在文中指出,如果您在办公时间以外使用取暖、空调等设施,房东会加收公用事业费。如果您发现的确如此,一定要仔细查看帐单,确定房东收取的电费的确是您那段时间使用的。通常,办公时间以外的电费比较低。付费之前要向当地的公用事业公司核实。
如果您搬进一栋办公楼时已经有一些更大的企业进驻,要确保您没有为这些企业支付开销。房东常常会给大承租人一些特殊待遇。例如,这些企业可能享有更长的办公时间,这就意味着公用事业费、保安费等费用也会相应提高。千万不要支付这些额外的服务费用。查看房东给您的帐单,确保上面的确都是您的开销。
很难决定要选在哪里放下公文包开始办公。您的企业在哪里才能获得最佳机遇呢?如果您自由自在,无拘无束,哪里可以淘到第一桶金您就可以去哪里。这样的话,您要做足功课。多访问一些商业房地产网站,查阅市场资料。登录相关网站,看看哪些地区发展最为迅猛、目标人群最大。
如果您打算立足本地,选择公司地点时同样需要调查研究。您的客户在哪里?这可能是最大的挑战。如果是客户来贵处接洽,那您的企业必须地处交通便利的地点。如果是您去客户处接洽,那就要考虑哪里才能方便您和员工。很多决定都取决于企业类型。以下是另外一些需要考虑的地段问题:
您的竞争者在哪里?这有关系吗?也许是,也许不是。
附近能找到不错的员工吗?便利的地段对他们来说也很重要。
如果您正在考虑一处办公楼,其所在地区正在发展中吗?
周围建筑的外观如何?
这个地区安全吗?
是否有足够的免费停车场,还是您需要为员工付租金?
当地是否有分区限制,如果有,会影响企业的经营吗?
您打算租用的办公楼租金正在上涨吗?
与企业需要的供应商和其他卖主联系时是否方便?
这个地区有便利的公共交通设施吗?
附近有餐馆或其他服务吗?
寻找合适的住宅房产比寻觅适用的商业房产容易。首先是因为很多商业房产没有列入综合房源服务系统中。因此如果不和房产经纪人交流就很难知道具体有哪些商业用房。大多数人都可以让买方代理商帮忙找出所有房源。佣金方面,商业房地产中介比住宅房地产中介更易协商。他们还会按您的经营类型、停车空间要求、广告规范等划分房产,帮您选择。
办公空间等级
办公空间可以分成三等—— A级, B级和 C级。最高品质为A级,最低品质为C级。分级是根据建筑物的房龄、建筑类型、所在地段、翻修量以及提供哪些设施来分的。在一些城市您还会偶然看到E级办公空间。它们其实就是经过翻新的旧B级办公楼。这些房屋的天花板通常很高,有很多大窗户和大量木质结构。这类办公楼很受高科技企业和网络公司的青睐,因此称为“E”级。
不同级别的房屋,每平方的价格悬殊很大,因此在找房前要先考虑清楚您需要的设施、地段以及“外观”。
尽量多看几处房产,然后把规划过程中事先列好的单子拿出来。确保您已将最重要的要求列为首要考察项目,看房时要特别关注这几点。不要因为一处房产有某个特别诱人之处而蒙蔽双眼,因为该房产可能不能满足您的其他要求,而这些要求对您的企业也同样重要。您可以采取计分的方式帮助您比较每处房产。不管采取什么方式,都要记下每一处的优缺点,并拍照以保留准确的印象。经常在不同时段造访候选名单中的房产,以便观察交通、噪音的变化以及其他潜在问题。千万不要意气用事!
同时不要忘了考察“承租自建租赁”方案。如果您遇到了合适的房产开发商,可以根据您的需求建造房屋,那么不妨租下来。这个方案要求您做大量考量,确保房屋的质量和结构都将符合您的需求。同时记住,与您合作的开发商拥有该栋建筑的期限也许没有您的租期那么长。
验房
现在您认为已经找到了合适的地方。您喜欢那个地段,而且房产已经通过了所有考察。那么您在文件上签名之前还要注意些什么呢?以下是您需要一一确认的问题:
首先,房龄是多少?年代久远的建筑,要采用新技术比较困难。
是否存在结构问题?与其他承租人交流交流,看他们是否觉得办公楼本身或房东有什么问题。
屋顶漏水吗?
高压交流电系统使用了多久?您要挨过那些夏天没有空调冬天没有暖气的日子吗?
计算机网络、互联网接入以及其他电子设备是否已经接好?如果没有,您自己接时会不会因为墙壁材料或天花板类型而遇到困难?
安全措施是否到位?安全措施包括:
钢质安全门
办公时间可以折叠敞开的安全大门
可由保安公司或当地警察部门监控的警报系统
出入口处的摄像头
防弹玻璃
封闭式停车场
办公楼外围照明设备
保安人员
如果打算购房,您还得做更深层的探究。有时的确需要!例如,您可能要分 1、2、3 三个阶段进行实地评估,确保不会面临环境污染问题。向贷款机构借款时,对方有时会提出这个要求。
那么具体要评估哪些对象呢?第一阶段评估包括审查这块土地过去的使用状况和政府的相关环境记录以及粗略察看该房产。如果第一阶段评估显示出某些潜在的污染或环境问题,那么就需要进行第二阶段评估。第二阶段评估包括评估空气、水和土壤样本。第三阶段评估有时又叫交易评估,只考虑您打算如何使用这处房产。而不必考虑以前的使用状况。如果该地点通过了第一阶段评估而且没有任何问题,就需要进行这项评估了。
许多房地产业的专业人士建议,不管是打算租房还是购房,都要请专业的验房公司查验。
签订商业房产租契时最重要的一点就是要牢记租约不是站在您的立场写的,而是站在房东的立场写的。不仅您要仔细看租约,您的律师和保险经纪人也要仔细看。他们可以帮您指出哪些内容对您不是很有利。切记,协商能否成功很大程度上取决于当前房地产市场的状况。签约前要考虑以下几点:
租期越长,房东越有可能与您协商更多的条款。(一定要清楚多久的租期才最利于您的企业和实现您的期望。)
一定要要求转租权,如果企业真的破产,您还可以停止支付租金。
一定要要求设定租金上限,这样您的租金不至于飞速猛涨。
一定要确定租金包含的所有费用项目您都同意。有时,单独列出某些内容(公用事业、维修等)会对您更为有利。
激励条款
工作抵税、现金补贴或者免租都可以用在协商过程中。如果房产需要大规模修缮才能使用,那么这些问题在协商过程中都要一一讨论。当前市场状况可能会影响您的处境。如果当前市场供不应求,房屋空置率低且租金偏高,您恐怕很难说服房东支付较高的修缮费用。如果目前闲置办公楼很多,而且该处房产需大量修缮,房东就会给些补贴鼓励您签下租约。
像刷油漆和铺地毯之类的小问题也可以通过协商获得现金补贴。协商房屋修缮问题时需讨论由哪方承担修缮工作、如有损毁由谁负责以及房东愿意支付的总费用比例。
如果当前市场萧条,房东还有可能提出更多激励条款,但一定要认真阅读租约,确保自己的权益受到保护。阅读后,要向房东复查每一条款,保证完全理解并同意所有条款,如有任何质疑要请房地产律师帮助解决细节问题。
A级办公空间
约9290平方米以上,位于黄金商业区的较新房产(1980年后建成)。这些办公楼大多在五层以上,为钢架混凝土结构。提供多种商业设施、交通便利。
B级办公空间
此类房产通常面积较小,较陈旧,为木架结构。通常经过翻修,地段佳。如果楼盘较新,则面积更小,且不处于黄金地段。
C级办公空间
C级房产更为陈旧,且未经翻修。房产状况尚可,但不能算好。
自动调整条款
租期内允许增加租金的条款,通常由外界因素决定,如消费者物价指数。
固定租赁
租金不上涨的租赁,但是在租期内有统一固定的上涨率。
毛租赁
公用事业费、维修费、税金或保险金都涵盖在月租金里的租赁。
租期
租赁的期限。
净租赁
月租金不包括公用事业费、维修费、税金或保险金的租赁。
递变租赁
在一定时期内定期增加租金的租赁。
百分率租赁
根据企业营业的一定百分比收取额外租金,再加上基本租金的租赁。
购买选择权
租赁结束时购买该房产的权利和要求。
可租用空间(又叫可出租空间)
租出总面积。包括所有公共区域,因此该面积应该比您要求承租的办公空间要大。
实用空间
您的企业实际占用的空间。不包括公共区域,如走廊、电梯、大厅和洗手间。
 
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