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办公室泄露出的秘密
发布日期:2009/11/4
每一家办公空间的最终设计成型,都凝结着企业对员工的希望,都表露着企业对未来的计划和构想,对于那些敏感的、 善于捕捉信号的员工,只要在办公室走一圈,就能敏锐地捕捉公司向他们传达出的无声的信号了。
“我们是在上班,不是在坐牢!”——在岸本章弘等日本工作形态研究专家所著的《POST-OFFICE 办公空间经济学:75个提案打造新工作形态》一书开头,即提出这样一个让人感到一惊的口号。
为什么要对办公室发出这样的呐喊?这其实一点也不难理解,就像为什么装修你的家对你的人生很重要一样。我们总是刻意强调概念的演变,却忽视周遭环境真切的变化。实际,办公室一直以来在真切地在反映着你工作内容、方式、组织形态的变化,甚至影响着我们对工作目的意义以及工作可能性的认识。
随着网络技术发展、知识经济时代来临,工作早已不是“坐在办公桌前做事”,而是从“完成”这种效率至上的事情,变成“创造”这种品质和过程至上的事情,我们不但应该学会通过解读办公空间设计的意图,更应该学会据这些意图,展开自己的“职”的设计(Work Design),发现自己的工作空间,建设自己的工作空间,提升工作品质!
作为日本知名的工作形态研究专家岸本章弘先生曾到世界各地优秀的办公空间去做研究与访问,下面让我们透过他提供的照片和介绍去了解办公室传达的秘密吧。
岸本章弘
岸本章弘(Akihiro Kishimoto)先生目前是“work lab”的代表,从事对办公空间的私人研究,他还曾是国誉(Kokuyo)株式会社Office研究所主席研究员。在日本,对于工作形态的研究已经进行了很多年,这渐渐成为一门不仅仅是建筑设计、工业设计,还融合了心理学、经济学、管理学等的新命题,而岸本先生就是其中的领导力量。
因为在读硕士时觉得办公环境设计有意思,岸本那时就立志从事这个行业,他在国誉株式会社—这家有着105 年历史的日本最大的文具生产和办公设计公司工作了25 年。从设计人员,到研究部门,岸本持续发表着先进工作空间之动向调查与概念提案。他还从1991 年起就任国誉主办的专门研究办公形态的《ECIFFO》杂志总编一职。
岸本第一堂:
 
情绪的杠杆力
这是荷兰的老字号保险公司Interpolis 的办公室,它把以往保守内向如政府机关般的组织,蜕变成进步柔软的组织,做出大异于以往气氛的愉快办公空间。因为越来越多的分散工作可能会造成同事之间交流时间的减少,所以Interpolis 希望大家回到公司的时候,大部分时间用来轻松地交谈,而非各自工作。为此他们建立了很多有趣的场所, 除了前台接待小姐之外,包括CEO 在内, 没有一个人有固定座位,利用网络技术, 各个人都可以在公司里自在移动选择座位,甚至选择工作环境——公司特地创造了一个革命性的空间,叫做Tivoli, 在这里,提供着7 个clubhouses 供员工选择,每个clubhouse由不同设计师设计, 有不同的主题,员工可以根据自己当时的状态选择一间最适合他们的办公室。
我能学到什么?
→工作场所不再是让你坐在那儿工作, 更多的是供你交流。
→工作者对工作环境所企求的并非只是空间或工具,而是借此遇到的其他人。
→我们把交流和思考等喻为“环线时间”,行动和执行喻为“直线时间”, Interpolis 的设计告诉我们,停止“乱忙”, 思考比行动更有意义。
→尊重你情绪的力量,学会通过选择环境改变工作效果。
1.       Interpolis 提供了7 个这样各具特色的主题clubhouses。
2.       个人的空间基本是没有了,所以大家都倾向于在这种非常有意思的空间里跟人交流。
3.       兼具开放性与隐私性的座椅设计。
4. 透明的LOG 是个人储物箱,开放、交流的意念贯穿在所有设计中。
给我一个好办公室的7 条原因
1 Jessica 的虚荣
“每次电梯门打开的时候,看见楼下‘××’ 那不怎么讲究的前台,在电梯门关上的刹那, 我都不得不忍住鼻子里哼出的轻微声响。”在“××”楼上工作的Jessica说。不要以为这仅仅是个别“生性虚荣”员工的想法。员工比较写字楼就像比较自己所住的社区,计较空调的温度就好像计较扣掉的税,Jessica 每当夸起自己的公司,就说起办公桌上每人一台的橘黄色小台灯,“不是那种冰冷的白光哦,是黄色的光,非常柔和。”
2 马斯洛的实验
《职场》动辄搬出马斯洛说事儿,是因为他的实验实在是好。马斯洛曾做过一个实验,让被试者(专指参与实验的人)在美的、普通的、丑的三种房间内观看同样的人物照片,再询问他们照片中的人脸是否有活力、是否感觉舒适。结果,同样的照片,在美的房间里,被试者看到的是充满活力、好像很幸福的脸孔;在丑的房间里,看到的是疲倦、好像生病的人脸。不仅于此,各个房间内的监督者也有不同的反应, 在丑的房间内有不高兴的表情、匆促进行等粗鲁的行动变化。这就说明,同一封邮件,在不同的环境中阅读,我们完全可以有不同的反应。改变场所和气氛能影响工作进程和结果。
3 PIXAR 的厕所
PIXAR 是一家著名的动画公司,和梦工场匹敌, 感动数万人心的《WALL-E》就是他们的杰作, 而乔布斯作为他们的股东,给PIXAR 城堡一样的办公大楼设计了这样一个厕所——它位于公司正中心——这样,所有人都会在通往卫生间的路上反复相遇,彼此聊天,激荡出灵感火花,至少混个面熟。
从社会学的角度,你不能低估高楼大厦对邻居间亲密心理的打破。作为资深的逛商场人士, 你也绝不能忽视人群是敏感地按动线来走动的,商铺位置对销售额有巨大影响。因此,你希望你的员工是和合作还是独行侠,是在茶水间增进感情还是在吸烟室边上八卦,这都由你做主。
4 为HR 寻到合适的人
当主流的工作方式已经从信息整理变换成知识创新,人的地位在今天愈来愈重要,HR 要为公司找到合适的人是越来越难的问题,但实际上,一个好的办公室就能帮他们找到适合的人, 就像水晶鞋带王子找到灰姑娘。比如一家会考虑员工的年龄层,考虑他们所处的人生阶段, 并在设计时候有所体现的公司,一定会吸引到那些主张工作与生活平衡的员工。别把来这里面试的员工当傻子。
5 为公司文化制造秀场
一个好前台有多么的重要?她是初来拜访客人的第一印象;公司文化氛围,是专业冷静还是朝气蓬勃,很多时候也是通过办公室来授意给参观者,甚至潜移默化塑造自己员工的。比如我们都知道苹果最大的特点就是它“与世隔绝” 的系统,而实际上,苹果的设计部和其他部门也是“隔绝”的。
岸本第二堂:
Mother / London, UK
阶级的潜台词
在伦敦的这家广告代理公司里,业务壮大、成员增多让他们搬到了新办公室里,不过,他们并没有忘记当初创业时少数人围着一张桌子互相讨论的工作模式,本着这个理念,公司设计出这样一个连体“桌子”。这张全长76 米的大桌子整整4 米宽,像一个跑道一样,同时, 它也是一个楼梯。当然这样大的桌子,要跟对面的人说话也是很困难的,但是通过这样的设计,无论是客户也好,新加入的员工也好,大家能马上明确地感知到:我们要遵守和坚守一个理念—— 我们是一起的,在一条船上打拼。
另外,传统办公室里许多细微的地位象征在这里也被打破了,比如桌面大小(越大越位大)和桌子位置(位高者靠窗),甚至桌垫材质(玻璃比塑胶位大)所代表的地位象征都被抹去了,新的组织构造及权限凸显出来,这都能促进业务的圆滑进行。
我能学到什么?
→从细节看公司希望我和老板、同事是什么关系呢?
→坐在你的位置,看看你的视野如何,这决定了你的公司希望你看到多少。
→改变姿势可以改变思考的角度。
我和我的团队曾想要设计一种嶙峋的岩石状的“办公桌”,人们抱着岩石开会,采用拥抱般的前倾姿势,可以缩短与其他成员间的距离,这种大异于平常的姿势也影响了彼此的位置关系,实际在德国斯图加特的Office Innovation Center 开发的一种叫Frozen Cloud 的沙发就是出于此种设计目的,这种沙发高低不平,你可以坐在低洼处,也可以坐在高起处,设计者希望藉由打破位置限制,打破人们的思路。
1.办公桌形成了流动的美感。
2.藉由登高,你可以改变自己看待事物的角度。
3.楼梯和员工的桌子相连,大家都在一个平面上,没有阶级分别。
4.       通常,方形办公桌让人感觉是“个人的”,圆形因为没有方向性,让人感觉是“公共的”。没有上下位的问题,同事间不必顾虑坐在哪, 自由度升高,人的流动也会更加频繁。
岸本章弘Q&A
大家都认为办公环境是一种无声的语言,精明的员工只要在办公室里走上一圈, 就知道公司希望他成为什么样的人,你是否赞同这样的观点?
当然是这样的。比如我们可以根据桌椅的排列看出这家公司是注重层级、上下级关系非常明确的公司,还是大家很平等、能平面型、互相交流的公司。一些美国的公司,比如通用汽车,每个人都有一间房间,你进来一看房间排列,就知道这家公司谁是做决定的谁是要听话的,你可以知道这是命令型的公司还是灵活的、有活力的商谈型的公司。
而且有什么样的空间就会有什么样的人,如果你喜欢这个空间,一定也会对这个空间所集中的人群感兴趣,有魅力的地方会吸引很多有趣的人,有趣的人也会营造一个有魅力的空间,这是一个良性循环。
如果一个员工想进入一家公司工作, 你建议他参考哪些重要的细节来判断他是否适合这家公司的文化?
初观察一个空间,办公家具的空间布置是一个重点,你要留意你在哪里工作,这个位置的人是怎样工作的,他的桌子是怎样的,由此可以意识到你进入这家公司后是怎样的情形。看看会议室是不是很多,大家的交流场所是不是很多,由此可以感觉到这家公司是以团体工作为中心,还是以个人工作为中心。
此外,空间怎样被使用也是要点,如果说一个职员有张很大的桌子,但是桌子上空空如也或只有办公用品,那么可能这家公司不太主张个性表现。公司奖励员工有什么样的行为或者不希望员工有什么样的行为,都可以从空间布置和个人环境中看出来。
如果我希望引导员工有更好的团队合作氛围,我可以通过什么样的办公室设计来实现?
我是这么做的,把集体工作的环境做得更舒适,比如在你的个人的电脑上不连打印机、扫描仪,但是在公共圆桌上连打印机、扫描机;开会时使用非常舒适的椅子,而个人座位使用简单的钢管椅,这就会让大家很自然地向那边移动。
比如在流动率极高的大厅或电梯口相遇,大家自然很少会停下来聊天,那我们就在去吸烟区和去厕所途中设置一个新的人会自然聚集的场所�来做基础设施(community infrastructure),用它来触发相遇和交流,比如茶水间的告示牌,不要以为那就是一个公告牌而已,那里话题的优劣有着决定性的效果,是贴八卦、贴你个人的招募信息、二手用品的招商引资都决定了人们在这里说什么样的话题。空间和空间的界限正在消失,或者说正在扩张。以前的界限只有墙壁或通道,现在作为界限的走廊可以比以往宽三倍,放有家具,可以无线上网,它们都在留住过往的脚步。
现在因为交通拥挤、地价升高,办公成本越来越高,很多公司开始倾向于平时员工都在家联网工作,只有在会见客户或忙季时才在市中心租赁办公室,这样看来, 网络上的虚拟办公室是不是成为未来发展的可能?
这是完全有可能的,一些IT 高科技公司的员工借助技术,在什么地方都可以工作,开会有电话,能视频,资料也可以随时传送,所以没必要聚在一起,也就是说工作从以前集中型在向分散型变化。但分久必合,合久必分,分开时间长了,大家反而会再意识到原来大家定期开会、见面、交流是有必要的。大家会通过一些实践反过来再思考,在分散的情况下工作到底好不好,然后再调整。
很多IT 公司的员工分久了会觉得必要的交流都没有进行,所以现在采取在电脑上用3D 形式做虚拟的交流,这是对必要功能的回归,也只有通过实践才能再认识,再认识之后才能再调整。
你最喜欢的办公室是哪里?
因工作关系,参观了那么多办公室, 我最喜欢这个旅游时在大英博物馆前发现的“办公室”。
岸本第三堂:
TBWA/CHIAT/DAY/ New York,USA
能力的可视化和行动的可视化
大家都有这样的经历,若身处统一环境和时间、经常碰面在一起工作的话, 虽然有时候稍显杂乱,不能用心工作, 但是经常会无意中就知道身边人在做什么、组织中在运行什么事情,甚至人与人之间微妙的气氛,都能马上读取,知道接下来该怎么做。但随着使用电脑与行动电话的增多,我们身处的环境和时间日益分散,所能感受到的资讯也日益减少。在工作越来越复杂,必须依靠团队智慧的今天,要保证团队工作平滑进行,必须制造团队成员强有力的理解以及共同的工作节奏。前者需要可视化能力保证,后者需要可视化活动保证。
所谓能力的可视化,就是通过同事身边的物件了解他隐约显示出来的个性和能力,他的座位肯定会泄露他的偏好。当成员变化越来越激烈时,知道一起工作的伙伴擅长何种技能、什么事要问谁,会令所完成的工作品质大大不同。而且可以通过对方感兴趣的物件酝酿对话, 使你们更加默契。而所谓活动视觉化,是因为在今日之情况下,与伙伴们整天窝在一起工作的形态已变得非常奢侈,就像以专案组合团队的TBWA/Chiat/Day 一样,很多人同时参加了数个计划,同时属于数个团体,而且每个人都使用电脑,看不见彼此在做什么,团体若沟通不好,就会呈现不协调的合奏,因此,需要让所有成员的行动透明化,伙伴们在或不在、正在做什么、谁和谁正在沟通等等,自然地让所有成员知道,以便大家了解彼此的作业进度、计划成果、工作情况等,只靠开会交换资讯根本无法拥有共同的工作节奏。
我能学到什么?
→我够了解我的同事吗——从他们新买的杂志 、巨大的水杯、孩子的照片?
→走过我的办公桌,老板会觉得我是一个什么样的人?
→我有没有足够关心同事的工作情况,还是沉浸在自己的节奏里?
1.这是一家公认创造性极高的广告公司,常年经手苹果电脑等公司的电视广告
2.你眼中的办公桌不应该是“杂乱的物件”,而是“丰富的信息”。
3.每个“黄框”内是一个专案计划团队,设计师希望传达“人的自主性”这一主题。
岸本第四堂:
Sony Design Center / Los Angeles,USA
想法的可视化
记得我的一位老师曾说过:“回顾以往做过的努力,神便会赐下突破的瞬间。”工作的成长就体现在从每一次讨论中积累知识,在每一次失败中积累经验。对于一个成长型组织来说,积累是非常重要的,如果可能,我们应尽量把每一次会议记录留下来,把企划案的经验、资料等转化为资产。
我们经常发现,某个针对具体项目并不适合、胎死腹中的企划案针对其他项目则往往隐藏了很好的构想或构想雏形,只是因为不符合本次需要,虽经不易的头脑风暴,却落得被遗忘的下场, 多少有些可惜,这些构想若能以可再被利用的形态保留下来,某时某处咸鱼翻身也说不定。
工作的重要意义往往隐藏在失败中, 我们应该一再检讨为什么会失败,使之成为组织的资产,把失败转变为教训的企业才能强大,我就建议公司设置一个“失败树”,即把各自的失败在公共空间的大树上公开,每个人都可以建立在过去的基础上,避免重复过去的错误。
我能学到什么?
→将想法视觉化才能与他人共享。
→我该通过什么形式完成自己��的�积累,留下我存在的痕迹?
→我的朋友仲隆介说:“工作环境的丰富性和工作内容的丰富密不可分,工作环境间接反映了人或组织有关工作的积累和想法。反过来说,能反映人的人生或组织的积累,就是最好的工作环境。”
最后的鼓励:
最后,也感谢国誉株式会社对我们工作的支持,本以为这样的选题略显冷僻,没想到却惊异地发现他们早在几十年前就开始了这方面的研究。这更让我们相信,提升我们的工作品质,是任何人都不能熟视无睹的大Business。办公室设计不但反映了企业的心意,而且最重要的是,每个工作者都应该展开自己的“职的设计”(Work Design),发现自己的工作空间,建设自己的工作空间,提升自己的工作质量。
让我们改写办公空间的既有规则,重新丰富对工作的想象。
1.    合作,就是从拥有共同的思考开始的。将想法可视化,才能和大家分享。
2.    这些资料可以为不同的人制造灵感,达到知识的共有和有效利用。
3.电脑的确让我们不知道同伴在做什么,也许的确要部分恢复使用纸笔的习惯。
 
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