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浅谈易学易行五常管理
发布日期:2008/8/18

 

 管理的极致是傻瓜式管理
 
  与国际上其他的企业管理系统相比,“五常法”显得非常地简单,只有15个字,易懂易记也易做,甚至可以说是一种“傻瓜式”的管理系统。五常——即常组织、常整顿、常清洁、常规范及常自律。关键是简单的事情如何不断地坚持不懈地重复下去,才能成功。
 
  中国人喜欢具体性,形象性,条理清楚,企业管理也应该是差不多。其实中国的企业家是最“务实”的,授道,企业家可以理解,但是执行的员工没有办法理解到“道”里头的精髓。所以大部分的企业家们需要具体化地怎么去做,而五常法恰恰就是具体教人怎么做。所以“五常法”如果运用得好,可以说管理的最高境界不过也就如此。
 
  我们多数人只要觉得有用的东西都舍不得丢掉,企业也一样。你的写字楼或者是厂房里是否有大量没有使用价值的杂物堆在各个角落,占用了最宝贵的场地资源和人力资源。“五常法”则要求将不需要的物品并置于一个方便的地方,减少不必要的积压物品,也就是“分层管理”的原则。在如今PPI不断上涨,经济形势逐渐不被看好的前提下,企业如果要想开源恐怕要比节流付出的成本更多。因此,各位企业管理人士注意了,五常法应该是一项不错的节流工具。
  在日本,管理者已经把五常作为他们的第一优先管理项目,五常法是优质管理的第一步;在香港,政府出资帮助企业引入五常管理,《优质管理五常法》一书再版十余次,发行十余万册,被称为香港有史以来最畅销的管理书籍……那么什么是五常法?五常管理又如何为企业带来惊人的提升呢?我们有幸请到了五常法之父、香港五常法协会创会主席何广明教授来为我们详细地介绍“优质管理五常法”。
 
  五常法是什么
 
  五常法,即“常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律”,被企业称为投资最少、原理最简单的管理活动,包括工作常组织(Structurise)、天天常整顿(Systematise)、环境常清洁(Sanitise)、事物常规范(Standardise)、人人常自律(Self-disci- pline)共五个方面,常组织就是将物品区分为需要和不需要的,把不要用的物品清除掉,把“空间”腾出来活用;常整顿,即所有东西都有名和家,需要的物品按照规定定位、定量摆放整齐,明确标示,不用浪费时间找东西;常清洁,即清除工作场所内的垃圾,防止污染的发生,消除肮脏,保持工作场所干干净净、明明亮亮;常规范,将以上三常实施的做法制度化、规范化,并维持成果,显现“异常”之所在;常自律,人人依规定行事,从心态上养成好习惯,养成员工工作讲究认真的良好习惯。五常法听来简单,但实际上它是一个由内向外、由人到物、由软件到硬件、由理论到实践、由制度到流程、由考评到自省的完整的管理体系。
 
 
    五常法有何用
  何广明教授指出,目前国际上虽然出现了多种不同的企业管理系统,但并不十分适合中国企业家使用,原因是那些系统太复杂和太抽象。中国人喜欢具体性、形象性、条理性的管理方式,企业管理也一样。企业家们需要的不是长达数百页的目标与理论,而是需要具体化的怎么去做,五常法恰恰就是具体教人怎么做,它是一个工具而不是一个目标。这个工具又十分简单,只有15个字,易懂易记易做,简直就是为中国企业管理者度身而做。
 
  五常法是一种精确化和规范化的管理,对每个细节都会给予量化管理。毛泽东说过,世界上怕就怕“认真”二字,“只有认真才能有所成就,才能成功”。对企业来说同样如此。二十年前,中国代澳洲发射人造卫星,就是因为1mm残余的小铝片导致电线短路而爆炸。差之毫厘,谬以千里,所以在管理中,大处靠眼光,小处靠五常。五常法能有效改善安全、卫生、品质、效率、形象及提升竞争力,而且理论简单易行,由高层至前线员工皆能执行,所以是优质管理的有效途径。五常法可帮助个人和企业思考及处理事情,它就像一面镜子一样能够反映出我们的态度和行为。它可以改善品质、降低陈本、提升公司形象、确保准时交货、保障工作人员的人身安全和高昂士气。
 
  五常法怎么做
 
  第一步:获得最高管理者的承诺并做好准备最高管理者不能在推广活动中只是口头宣布开始实施五常法活动,而应该为改善活动和培训活动提供资源。
 
  第二步:拟定五常法促进计划
 
  拟定促进运动要做的第一件事就是要编制时间表。一般来说,这计划可以分成以下十项主要活动:
  1.获得最高管理者的承诺、评估现状和制订实施计划。
  2.建立工作小组,以五常法审核工作表为基础。识别出关键的活动。
  3.第一个五常法日——常组织(例如:丢弃你不需要的物品)。
  4.每个人的日常五常法活动。
  5.第二个五常法日——常整顿(例如:给每件物品命名并定好它们的位置)。
  6.第三个五常法日——常清洁(例如:全体大扫除)。
  7.第四个五常法日——常规范(例如:视觉管理和透明度管理)。
  8.第五个五常法日——常自律(例如:进行你自己的五常法审核活动)。
  9.颁奖在实施五常法活动中表现最佳的部门或组别颁奖。
  10.评审以上的促进活动并为下一步的五常法运动作出计划。
 
  第三步:五常法培训
  五常法培训应包含两部分,首先是介绍五常法,而后作现场审核,指出现场问题地点和违反五常法标准的地方。
 
  第四步:做好记录
 
  用照片和录像的形式作好记录,将五常法实施之前和实施之后的状况进行对比,公开所取得的进步,鼓舞人心。
 
  第五步:评估
 
  用五常法审核工作表来作为你的评估标准。
 
    精彩案例
  唐宫海鲜舫是由香港唐宫饮食集团投资经营的特色粤菜酒楼,于1992年在深圳创立。2001年开始运用五常法管理后,已在国内发展了九家分店,成为“从深圳、上海一直到北京,著名的海鲜舫连锁店”。唐宫实行五常法前,楼面摆放物品混乱,仓库存货量有时过多有时太少,厨房也是传统中式大厨房热气腾腾、厚黑腻滑的形象。实行五常法管理后,唐宫酒楼出现很大变化:厨房地面无水;生、熟砧板用完后都会在通风处立起来,并用不同颜色的标签加以区别。唐宫在清洁液的用量管理上,也采用了这种简单的方法,漂白剂和水的最佳用量分别在量杯和水桶上用红线标明,表示这样用量的水能最好地溶解清洁液;此外,厨房蒸柜上张贴食物制作时间表,每一项食物都有其蒸熟的时间控制,做到“小孩都会做”。唐宫酒楼运用五常法以后,每月货品占用资金下降30%,库存物品减少40%,直接降低了成本。
 
  精彩问答
  问:为什么我们企业实际施行五常法时,很难做到坚持到底?
  答:内部定期审核能使企业员工坚持实施五常法,特别要做到贵精不贵多。在这里我举一个例子,有一个日本小孩在一次车祸中不幸失去左臂,不过他很想学柔道。在他再三恳求之下,有一位师傅终于收他为徒弟,并让他只苦练一招。刚开始时他经常挨打,但他好有毅力,只要找到机会就能够运用师傅教他的一招一本制胜,后来小孩从小学校际比赛到最后成为全国赛冠军。回来后小孩问师傅:“为什么我总能胜利?你不是说一山还有一山高吗?”师傅回答:“能够破你招术的只有一个办法,就是抓住你的左臂。”这个例子告诉我们坚持做好每一件简单的事情,就能够成就大事业。这个故事告诉我们,只要坚持用好一种方法,不要三心二意,就能搞好你的企业。
 
  问:怎样把五常法的效用细化到个人?
  答:有一位先生早上匆匆忙忙上班,出门以后心想家里的水龙头关紧没有、走多几步以后又想不知道门窗关好没有、煤气炉有没有关……于是那位先生赶紧回家看看。结果到了家门才发现自己没有带钥匙。如果这位先生坚持五常法,在每样物件上贴好标签,每天提醒自己要做的事情,那么他就不会遇到这么倒霉的事了。所以我认为,学习五常法最重要是态度。
 

 

 
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